Kevesen szeretünk visszajelzést adni, de ahogy a Microsoft korábbi vezérigazgatója, Bill Gates elmondta: 'Mindannyiunkra szükségünk van olyan emberekre, akik visszajelzést adnak nekünk. Így fejlődünk. Tehát ezt szem előtt tartva vessünk egy pillantást a visszajelzés olyan módon történő bevitelére, amely javítja a teljesítményt.
1) A lehető leghamarabb küldjön visszajelzést.
Késztetése lehet a várakozás - vagy akár az elkerülés -, de kritikus fontosságú megragadni a pillanatot és visszajelzést adni, amikor a memória friss, és az ember jobban megérzi az Ön által adott tanács hatását. És az is elengedhetetlen, hogy a lehető legpontosabban válaszoljon visszajelzéseire - mint például: 'Amikor kétszer félbeszakítottál az imént folytatott beszélgetés során, azt hiszem, hogy ez csökkentette hitelességemet az ügyfelekkel szemben, akikkel beszélgettünk.' Kényelmesebb lehet késleltetni - de ha a lehető legközelebb adunk visszajelzést a szóban forgó tényleges helyzethez, akkor megnő az esélye.
2) Legyen visszajelzés együttműködő
Végső célja az, hogy ösztönözze a másik embert, hogy fogadja el álláspontját, és ideális esetben változtasson. És ennek valódi kulcsa az, ha kíváncsi és együttműködő. A fenti esetre építve például megkérdezheti: 'Kíváncsi vagyok, hogyan hagyhatnánk több teret számomra, hogy elmondhassam a véleményemet is?' Ezután folytasson beszélgetést kollégája válasza alapján. Partnerek vagytok abban, hogy segítsetek a változásban, szemben azzal, hogy a „rosszfiú” negatív üzenetet közvetít.
3) Tegye szokássá a visszajelzést.
Amikor tapasztalt vezetők jönnek az MBA tanterembe beszélgetni a hallgatókkal, mindig egy dolgot hangsúlyoznak a visszajelzéssel kapcsolatban: ezt szokásnak kell lennie. Különösen igaz ez a teljesítményértékelésekkel összefüggésben, ahol a visszajelzések - különösen a negatív visszajelzések - soha nem lehetnek teljes meglepetések az év végén. Az embereknek van érzékük arra, hogyan teljesítenek, és világos kommunikációs vonallal rendelkeznek a visszajelzések és a fejlesztések érdekében.
Végül a visszajelzés nehéz lehet, de ha világosan és konstruktív módon történik, akkor ez az egyetlen megbízható módszer a viselkedés megváltoztatására.
