A postaládámban jelenleg 93 e-mail található, amelyek közül 15 olvasatlan. Hány van?
Az elmúlt néhány évben az Inbox Zero népszerű időgazdálkodási technika. A Merlin Mann fejlesztette ki, az Inbox Zero azt javasolja, hogy az e-mail beérkező leveleket mindig üresen tartsa. Az Inbox Zero szószólói dicsekednek azzal, hogy magasabb rendűek, mint a többiek. Mivel képesek fenntartani az üres postaládát, elérték az agyukat, és jobban tudnak koncentrálni a fontos dolgokra.
Ez megőrjít. Az Inbox Zero teljes időpazarlás. Csak néhány dolog szakértőjének tartom magam ezen a világon, és az időgazdálkodás is ezek közé tartozik. A jelenlegi és minimális postaládák valóban értékesek, de pazarló és zavaró annak biztosítása, hogy a postaládám naponta nulla legyen.
Íme öt időgazdálkodási technika, amelyeket a hét bármely napján átvennék az Inbox Zero-nál:
1. Bumeráng
A Boomerang egy Gmail kiterjesztés. Ez az egyetlen legjobb időgazdálkodási eszköz, amelyet szakmai karrierem során felfedeztem. Ha egy küldött e-mailre vár választ, választhatja, hogy az e-mail a választott későbbi időpontban és időpontban jelenjen meg a beérkező levelek tetején, ha addig nem kapott választ. E-mailt a nap bármely szakában összeállíthat és később is elküldhet. Gyakran írok e-maileket 23: 00-kor vagy 6-kor, és a Boomerang-ot használom, hogy kiküldhessem őket munkaidőre, hogy ne zavarjanak csapattársaim.
2. Trello
A Trello egy ingyenes feladatkezelő eszköz, amely weben és mobilon egyaránt elérhető. A Trello lehetővé teszi a feladatok rangsorolását és különféle listák összeállítását. Lehet „To Do Today” lista, „Call to Make” lista és még sok más. A lehetőségek végtelenek.
Akár bármilyen e-mailt továbbíthat a Trellónak. A Trello táblán kattintson a „Menü megjelenítése”, majd a „Tovább”, majd az „E-mail-fedélzetre beállítások” elemre. Megtalál egy egyedi e-mail címet. Az e-maileket továbbítsa erre az e-mail címre, és azok bekerülnek a Trello fórumába.
Ez nagyon hasznos mindazon e-mailek esetében, amelyek valójában „To-Do” elemek, és amelyek nem feltétlenül időérzékenyek, de amelyeket valamikor meg akarnak címezni.
3. E-mail szűrők és leiratkozás
Mindkettő ugyanazt a célt szolgálja - hagyja ki a postaládát. Az e-mail listákról való leiratkozás időbe telik, de óriási időmegtakarítás és megéri a befektetést. Azokhoz az e-mailekhez, amelyeket meg szeretne szerezni, de nem kell elolvasnia, például a kedvenc üzletei kuponjait és a levelezőlistákat, állítson be egy e-mail szűrőt a beérkező levelek átugrásához és egy e-mail címke eléréséhez.
Van egy „Kedvezmények és ajánlatok” elnevezésű címkém. Így, amikor a piacon vagyok kedvezményes áron, egyszerűen belépek ebbe a mappába, és megnézem, mi áll rendelkezésre.
4. Az első három lista
A beérkező e-mailek elolvasása teljesen önkényes és reaktív - ellentétes a prioritásokkal és proaktívan.
Ahelyett, hogy egész nap megbilincselnék az e-mailedre, minden reggel készítsen egy listát a három legfontosabb üzleti és a három legfontosabb személyes feladattal, amelyet a nap végéig teljesíteni kíván. Az első három listámat a Trellóban tartom. A papír is működik, csakúgy, mint bármely más hely, amelyet a lista vezetése mellett választ. A feladatoknak elég kicsieknek kell lenniük a teljesítéshez.
Ha teljesítményértékelést kell írnia, és egy hét múlva esedékes, akkor az első három feladat az lehet, hogy ma 30 percet töltsön rá.
5. Kapcsolja ki az ÖSSZES e-mail értesítést
Tudod, ki vagy - ha nem tudsz beszélgetést folytatni a telefon vagy az óra ellenőrzése nélkül, ígérd meg, hogy ma 10 percet vesz igénybe, és kikapcsolja az értesítéseket.
Úgy gondolom, hogy nulla értesítésnek kell lennie a laptopokon, és csak a szöveges üzenetekkel kapcsolatos értesítéseknek kell lennie a telefonokon. Az e-mailek folyamatos megnyitása csak azonnali válaszadáshoz, vagy a postaládájából való kijutáshoz szükséges, még akkor is, ha a Boomerang-ot arra használja, hogy egy másik napra halasztja azt, megszakítás nélküli feladatváltást igényel.
A kutatások bebizonyították, hogy a multitasking nem hatékony, és azok, akik egy feladatra tudunk koncentrálni, óriási előnyt élveznek. Ha nem tudja elérni, hogy kikapcsolja az összes értesítést, kapcsoljon ki annyit, amennyit csak tud.
6. Csak mondj nemet
És végül, ha minden más nem sikerül, csak mondjon nemet. Mítosz, hogy hajlamos minden kérelemre.
Ne légy durva és kísérteties ember, de ha van olyan feladata, amely a héten még soha nem tűnik elég fontosnak, mondja el az embernek, hogy egyszerűen nem tud segíteni rajtuk. Vagy találjon ki egy módot a segítségükre, amely legfeljebb öt percet vesz igénybe. És ha ismer valakit, aki értékelheti a feladat elvégzésének lehetőségét, nézze meg, hogy tud-e együttműködni és bevonni másokat a munka vállalásába.
