Körülbelül három éve vagyok távmunkás, és megtanultam, hogyan legyek produktív, amikor otthon vagyok, és azt is, hogyan kell irányítani a távoli csapatokat, mint egy vállalat alapítója. De őszinte leszek - hosszú időbe telt, mire rájöttem, hogyan lehet a távmunkát eredményessé tenni. Annyira megszoktam, hogy minden lépést megszakítok valós idejű kommunikációval és e-mailben, csak feltételeztem, hogy a dolgok mindenkinek így állnak.
Amikor egyedül dolgoztam, és elkezdtem diagnosztizálni a folyamatos megszakítás problémáját, azt tapasztaltam, hogy a terméketlen időm nagy részét azzal töltöttem, hogy állapotfrissítéseket adtam és gyűjtöttem mindenkitől, akivel dolgoztam. Minél kevésbé voltak tájékozottak - főleg vezető pozícióban lévő emberek - arról, hogy mit csináltam, annál több e-mailt, SMS-t és chat-üzenetet küldtek nekem. Egyes vezetők jól vannak abban, hogy nem tartózkodnak a hurokban, de vannak, akik hangulatot okoznak, ha nem hallanak rólad minden második órában. Mindenki számára időpazarlás volt.
Tehát egy olyan változtatást hajtottam végre, amelynek nagy hatása volt. Minden hétfő reggel e-mailt kezdtem el küldeni a „Heti tervem” témával. Ebben az e-mailben elmondanám a címzetteknek, hogy pontosan milyen terveim vannak a hétre, és megkérdezem, van-e kérdésük vagy bármilyen változtatásuk, amelyet szeretnének végrehajtani a prioritásaim között.
Ez így néz ki:
Helló, mindannyian - A héten a blogbejegyzések közzétételére és a marketing- és partnerségi tervünk véglegesítésére összpontosítok.
Íme néhány tevékenység, amelyeken dolgozni fogok:
Tegye közzé az otthoni munka irányelveit az intraneten.
Készítse el a múlt héten megvitatott marketingterv tervezetét azzal a szándékkal, hogy e hét végéig jóváhagyást kapjon.
Ezen a héten több találkozóm is volt partnereinkkel. Küldök összefoglalót ezekről a beszélgetésekről.
Köszönöm! Ha bármilyen kérdése van, vagy bármilyen módosítást szeretne látni az elsőbbségemben, kérjük, jelezze.
Köszönöm!
- Robbie
Az adott heti tevékenységektől függően beillesztenék egy 'amit a múlt héten befejeztem' részt is. Ez a szakasz így néz ki:
A múlt héten közzétehettem a távoli blogbejegyzést, beszélhettem három partnerünkkel, és befejeztem a múlt héten megvitatott marketingtervünk jó tervezetét. Reméltem, hogy elkészül a marketingterv, de még mindig várom, hogy Suzy visszatérjen a nyaralásból, és átnézem vele, amikor visszatér ezen a héten.
Ez egy hasznos e-mail, amelyet elküldhet az ügyfeleknek, de belsőleg is hasznos. Ha Ön a vállalat alapítója vagy vezérigazgatója, a munkatársaknak küldött e-mail a következőképpen néz ki:
Helló, minden - Íme a prioritásaink és irányunk a hétre.
Növelnünk kell a felesleges készletünk eladásait. Össze tudja-e állítani a marketing csapat a raktárunkban lévő összes fel nem használt készlet értékesítésének tervét? Ha 30 napon belül nem adjuk el, akkor a készletet el kell dobnunk.
E-mail kampányaink remekül teljesítenek. Tegyünk többet belőlük. Váltsunk heti 1 e-mailről heti 2 e-mailre.
Az eladási célokkal nem kapcsolatos összes felesleges találkozót törölje a következő 30 napra. Crunch üzemmódban vagyunk, és szeretném, ha összpontosítanánk az általa elvégezhető finomításokra. Tudom, hogy néhányan velem is fontos találkozókon vannak, de ha ez nem értékesítéssel kapcsolatos, kérjük, most ütemezze át a meghívót.
- Robbie
Megkérheti csapatát, hogy küldjön hasonló heti frissítéseket arról, hogy mit teljesítettek és milyen terveik vannak a következő hétre.
Amikor a csapatom és én ilyen e-maileket küldünk, az ügyfelek és a csapattársak általában szeretik. Csökkenti szorongásukat, és nagyobb láthatóságot biztosít számukra, hogy mire összpontosít minden ember. Ezenkívül a megszakítások jelentősen csökkennek, mert a címzett megnyugszik, hogy Ön a dolgok tetején van, és nincs szüksége emlékeztetőre, hogy folyamatosan dolgozzon.
Ez az e-mail sok időt takaríthat meg a vállalatának.
